Automatiser le traitement du courrier

Aujourd'hui plus que jamais, les entreprises doivent faire face à la difficulté d'intégrer à leurs processus d'affaires des informations variées provenant de différents canaux et présentées sur divers supports. Les lettres et les e-mails doivent ainsi être triés, distribués et traités. Cependant, un traitement rationnel et automatisé du courrier entrant n'est possible que si l'ensemble des documents est mis à disposition sous forme électronique.

C'est précisément là que les services de Tessi Solutions entrent en jeu : nous nous chargeons de la réception de l'ensemble de votre courrier entrant, qu'il s'agisse de lettres ou d'e-mails.

Ce service peut être utilisé pour : la correspondance ordinaire, les notes de frais, les retours d'e-mails, les formulaires de demande, les contrats, les factures, les bons de livraison, les commandes, etc.

Dans le cas de documents papier, nous ouvrons une boîte postale pour vous. L'ensemble des documents ainsi reçus sont scannés, analysés et interprétés, c'est-à-dire classés selon l'opération qui les concerne sous la forme de dossiers et préparés pour les autres processus de traitement, dans l'un de nos centres de service.

Les informations contenues dans les documents électroniques et les e-mails, y compris les pièces jointes, sont présentées selon une structure uniforme pour être également analysées et classées. Elles sont ensuite envoyées vers les processus de traitement correspondants.

Vous disposez ainsi de dossiers complets, contenant tous les documents et toutes les informations nécessaires, et prêts à être distribués par voie électronique aux services concernés qui peuvent ensuite y accéder en ligne afin de vérifier, d’évaluer et d’approuver l'opération concernée. En recevant l'ensemble de votre courrier sous forme numérique, l'archivage électronique final n'apparaît plus que comme un « sous-produit » du processus de traitement des informations et, dans la plupart des cas, le papier peut être totalement éliminé.

• Scanning le même jour
• Classification des documents assistée par ordinateur
• Indexation automatique (OCR)
• Saisie et correction des données

Nous traitons l’ensemble du courrier entrant de nos clients sur nos propres sites à Zurich et Genève, ainsi qu'en France, en Espagne, en Grande-Bretagne, en Bulgarie et au Chili, en Colombie, à Maurice, au Vietnam et en Tunisie. Nous travaillons également avec des partenaires de numérisation en Italie, en Pologne et en Scandinavie.

Grâce à la classification et l'indexation automatiques, les informations numérisées sont directement envoyées à la personne ou à l'équipe concernée. Les documents peuvent également être archivés dans un dossier électronique.